Az elmúlt napok különféle korlátozásai nagyban megnehezítették a cégek hagyományos működését. Máshogy kommunikálunk, máshogy dolgozunk, máshogy számlázunk, mindent egy kicsit máshogy csinálunk. Sokak számára az utóbbi napokban derült ki, hogy nem is biztos, hogy be kell menni az irodába, anélkül is sok minden meg lehet oldani. Most négy, egyszerűen és azonnal használható ingyenes eszközt szeretnék bemutatni, melyekkel home office-ban is működhet a cégünk.

gmail.com

Talán furcsa, hogy egy ilyen mindeni számára évek óta jól ismert szolgáltatással kezdek, de ez sem véletlen. Ismerek olyan céget, és ezzel nyilván nem vagyok egyedül, amely a céges levelezését a mai napig @freemail.hu, @citromail.hu, vagy egyéb, rég elavult, megbízhatatlan rendszeren keresztül intézi. Ezeknél eggyel jobb, ha „hivatalos” email-címnek egy  @gmail.com-ra végződő cím van megadva. A legjobb természetesen, ha egy @azencegem.hu végződésű email a kapcsolattartás fő eszköze, de a Gmail ebben az esetben is segít. A Google levelezőjének ereje főként a tárhelyében, a használhatóságában és a szolgáltatásaiban van, célszerű ezeket kihasználni.

Ha megvannak a céges email-címünk elérhetőségei, könnyen „belefűzhetjük” őket a Gmail-be és onnantól kezdve bár a Gmail felületén, de a saját emailcímünk alatt folyhat a levelezés. Ennek az az előnye, hogy a Gmail felületén rengeteg keresési, rendszerezési, címkézési lehetőség van, a címkéket is rendezhetjük kedvünk szerint, hogy soha semmi ne keveredjen el. Ha pedig új ember jön a céghez, elég, ha regisztrálunk neki egy Gmail-fiókot, létrehozunk egy céges emailt, a kettőt pedig összekötjük és már mehet is a levélforgalom. Én magam több mint tíz éve használom.

munkalapkezelo.hu

Elsősorban szolgáltató cégek számára kifejlesztett munkalapkezelő-rendszer – ez a nevéből is kitűnik – de ennél sokkal több szolgáltatást nyújt. Tudunk vele többek közt:

  • árajánlatot készíteni,
  • munkalapot vezetni
  • a költségeinket figyelemmel kísérni
  • szállítólevelet generálni
  • feladatokat kiosztani a munkatársaknak és az ő munkavégzésüket követni
  • raktárt, készletet kezelni
  • egy csomó törzsadatot tárolni (ügyfelek, szolgáltatások)
  • ügyfelekhez telepített berendezések szervíznaplóit vezetni
  • egy gombnyomással számlát létrehozni az árajánlatból vagy a munkalapokból a szamlazz.hu, vagy a billingo.hu rendszerében

Érdemes megnézni, mert minden dokumentumot, el tudunk küldeni az ügyfélnek egy gombnyomással, ő emailben megkapja, kinyomtathatja, archiválhatja, stb. Még arra is van lehetőség – ez főleg mobilos és tabletes verzióban hasznos – hogy fizikailag, az ujjunkkal aláírjuk az egyes dokumentumokat és utána küldjük el őket.  Több felhasználó is kezelheti, tehát a munkatársainkkal közösen  tudunk dolgozni úgy, hogy közben mindenki otthon van. A rendszert egy éve használom.

billingo.hu

A két nagy magyar fejlesztésű online számlázórendszer egyike. Az ereje abban van, mit az előző eszközöknek: interneten működik, egy rövid regisztráció után már használható is. Van ingyenes verziója is, ez induló vállalkozóknak teljesen megfelel, de ha komolyabbra fordulnak a dolgok, akkor is remek megoldást nyújt a program. A kiállított számlák korlátlan ideig megőrződnek, készíthetünk proforma-számlát, előlegszámlát, sőt félbe is hagyhatunk egy számlát és piszkozatba menthetjük, aztán később befejezhetjük a kiállítását.

Mindenféle statisztikákat láthatunk, a kiadott még nem befizetett, már befizetett, lejárt számlánkról, sőt még a KATA értékhatárt is figyeli. Természetesen saját logónkat is feltölthetjük, így a számláinkon már ez is megjelenhet, sőt különféle sablonokat is választhatunk, hogy mégy elegánsabbak legyenek a számláink.

A program összeköthető könyvelőprogramokkal és webshopokkal is, a legnépszerűbb rendszerekkel ingyenesen. Rögzíthetünk partnertörzset és termék/szolgáltatástörzset is. Ha pedig elkészült a számla, egy gombnyomással elküldhetjük emailben az ügyfelünknek a számlát. Sőt ha a munkalapkezelo.hu és a billingo.hu össze van kötve, akkor csak a munkalapkezelo.hu-ban kell egy gombot megnyomni – ha előzetesen mindent leellenőriztünk – és automatikusan elkészül a számla, majd szintén automatikusan emailben elmegy az ügyfélnek. Nekünk meg már csak a pénzt kell várni 😉 A rendszert én magam már csaknem két éve használom.

trello.com

Egészen egyszerűen kezelhető rendszer, melyben azt követhetjük, hogy az egyes teendőinkkel éppen hol tartunk. Létrehozhatunk Táblákat (pl. ügyfelenként, vagy tevékenységenként), a táblákon belül Listákat, a Listákra pedig Kártyákat tehetünk. A kártyákat pedig áttehetjük  az egyik listáról a másikra, így követve a teendők aktuális állását.

Tábla lehet egy szolgáltatás pl. Gépjavítások. Ezen belül például a következő listák lehetnek: „Feladatok”, „Folyamatban” „Elkészült”. A kártyákon pedig az egyes gépek adatai szerepelhetnek, először mint feladat, azután ha hozzákezdtünk a javításhoz, akkor a kártyát áttehetjük a „Folyamatban” listára, ha pedig elkészült a javítás, akkor a kártya mehet az „Elkészült” listára. Így mindig pontosan látjuk, melyik feladatunkkal éppen hol tartunk. Ezen kívül nem csak mi láthatjuk a feladatokat, hanem a munkatársaink is, ha hozzáadjuk őket a megfelelő táblához. Az eszköz hazsnálatáról egy rövid, könnyen érthető videó érhető el itt: https://www.youtube.com/watch?time_continue=204&v=GRBtxyUaJrQ&feature=emb_logo

Természetesen a példában szereplőknél jóval több táblával és komplexebb listarendszerrel is dolgozhatunk. A szolgáltatás alapesetbe ingyenes, pénzért különféle bővítményeket szerezhetünk be, de már az ingyenes verzió is több mint elég egy kisebb – vagy akár egy nagyobb – vállalkozás számára. A rendszert már közel nyolc éve használom a vállalkozásomban.

A legjobb a négy eszközben, hogy ha ügyesen csinálod, akkor valódi rendszert építhetsz fel belőlük és a céges ügyeidnek több mint 90%-át el tudod velük végezni. Ennyit már csak megér a home office, nem?